O Outlook (assim como outros programas de e-mail) pode configurar-se automaticamente para acessar sua caixa postal se seu provedor de e-mails tiver suporte ao recurso chamado de "autodiscovery". Veja abaixo como fazer.

Obs.: caso você use os e-mails do G Suite (antigo Google Apps), siga as instruções do seguinte artigo.

Passo 1: abra o Outlook. Escolha o menu "Arquivo".

Passo 2: em "Informações", clique em "Adicionar Conta" como mostrado na imagem.

Passo 3: forneça o nome da caixa postal, clique em "Opções avançadas", marque "Configurar minha conta manualmente" e clique em "Conectar".

Passo 4: escolha "IMAP".

Passo 5: clique em "Avançar".

Passo 6: forneça a senha da caixa postal e clique em "Conectar" para terminar a configuração da sua conta de e-mail no Outlook.